• Twitter Social Icon
  • Facebook Social Icon
  • YouTube Social  Icon
  • Instagram Social Icon
  • SoundCloud Social Icon
  • RSS Social Icon

جميع الحقوق محفوظة لجمعية هدية الحاج والمعتمر Hadiyah Charity Association @2018

وثيقة سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

مقدمة

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

النطاق

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذين  وسكرتير مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

الهدف

  1. تطبيق ماتنص عليه معايير الحوكمة " مكين".

  2. ضبط عملية التخلص من الوثائق و الملفات المنتجة في الجمعية والتي لم تعد مفيدة للبحث التاريخي.

  3. التقليل بشكل مدروس من حجم الوثائق المخزنة لدى الجمعية  وتفادي الإتلاف العشوائي للوثائق.

سياسة إدارة الوثائق

يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر الجمعية، وتشمل الآتي:

  • اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى

  • سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه

  • سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب

  • سجل اجتماعات الجمعية العمومية

  • سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة

  • السجلات المالية والبنكية والعُهد

  • سجل الممتلكات والأصول

  • ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات

  • سجل المكاتبات والرسائل

  • سجل الزيارات

  • سجل التبرعات

  • تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.


 

سياسة الاحتفاظ بالوثائق

  • يجب على الجمعية تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها.  وتقسمها إلى التقسيمات التالية:

    • حفظ دائم

    • حفظ لمدة 4 سنوات

    • حفظ لمدة 10 سنوات

  • يجب إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم.

  • يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات

  • يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها

  • للجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.

  • يجب أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

سياسة إتلاف الوثائق

  • إجراءات إتلاف الوثائق:

    • تحديد الوثائق المقرر إتلافها بناء على سياسة الاحتفاظ الوثائق.

    • إعداد قائمة الوثائق المقرر إتلافها.

    • تحرير جدول إتلاف الوثائق

    • اعتماد الجدول من رئيس الجهة المعنية وارفاقه بخطاب رسمي إلى مدير الشؤون المالية والإدارية.

    • إرسال الجدول إلى  للعرض على لجنة إتلاف الوثائق  المكونة من مدير الشؤون المالية والإدارية والمراقب المالي ومسؤول الارشيف.

    • تقييم الوثائق من طرف لجنة إتلاف الوثائق وأخذ القرارات بشأن الإتلاف من عدمه.

    • تحديد موعد الإتلاف.

    • التحضير الفعلي للأرشيف المعد للإتلاف.

    • التدقيق الفعلي على الأرشيف قبل عملية الإتلاف.

    • تنفيذ عملية الإتلاف بحضور أعضاء لجنة إتلاف الوثائق.

    • تحرير وتوقيع محضر إتلاف الأرشيف.

  • يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المدير التنفيذي ومجلس الإدارة.

  • بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق.

  • تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الارشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.